คนหนึ่งคนต่างเกี่ยวข้องกับเอกสารต่าง ๆ มากมาย การ จัดเอกสาร มีทั้งเอกสารสำคัญต้องเก็บไว้ชั่วชีวิต อย่างใบเกิด ทะเบียนบ้าน บัตรประชาชน หรือสำคัญรองลงมาหน่อย เช่น เอกสารสัญญาสำคัญต่าง ๆ ใบรับประกัน รวมไปถึงเอกสารที่ไม่สำคัญ แต่เราก็ยังเก็บเอาไว้ ทั้งแบบที่ตั้งใจ และไม่ตั้งใจ และเรื่องที่น่าประหลาดใจที่สุดก็คือ เมื่อถึงเวลาต้องใช้เอกสารต่าง ๆ นั้น เราก็มักหาไม่เจอ และต้องรื้อทั้งบ้าน เพื่อเอกสารแผ่นเดียว บ้านและสวน จึงอยากมาช่วยไขข้อข้องใจครั้งนี้ ว่าเราควรเก็บเอกสารอะไร แบบไหน ที่จะช่วยลดความวุ่นวาย เมื่อถึงเวลาที่ต้องใช้เอกสาร และกำจัดเอกสารที่ไม่ใช้แล้ว ที่อาจมีอยู่ถึงครึ่งหนึ่งของปริมาณเอกสารทั้งหมดที่มีก็เป็นได้
เตรียมพื้นที่และรวบรวม
เตรียมที่ว่างกว้าง ๆ ให้พร้อม อาจเป็นบนพื้นห้อง บนเตียง บนโต๊ะกว้าง ๆ แล้วรวบรวมเอกสารที่มีทั้งหมดในบ้าน มารวมกันไว้ เพื่อง่ายต่อการคัดแยก ไม่ว่าจะเป็นทะเบียนบ้าน สำเนาบัตรประชาชน บิล สัญญา ใบเสร็จ ใบรับของ คูปอง บัตรของขวัญ คู่มือ สลิปต่าง ๆ หรือทุกอย่างที่อยู่ในรูปฟอร์มของเอกสาร อย่าลืมเอกสารที่อาจซุกซ่อนอยู่ตามลิ้นชัก บนชั้น ในกระเป๋าทำงาน และตอนนี้เราจะได้พบความจริงว่า เรามีเอกสารที่หมดอายุ ไม่อัปเดต ไม่จำเป็นต้องเก็บอยู่มากกว่าที่คิด
คัดแยกแบ่งกลุ่ม
ขอยกตัวอย่างการแบ่งกลุ่มแบบง่ายๆ เป็น 4 กลุ่มหลัก แต่ถ้าใครอยาก จัดเอกสาร กลุ่มที่ต่างออกไปก็ย่อมได้เช่นกัน แต่ให้นึกถึงความจำเป็นในการใช้เอกสารนั้น ๆ เป็นอย่างแรก รวมไปถึงความถี่ในการใช้งาน เช่น ใบรับประกันสินค้าที่อาจไม่ได้ใช้เลยแต่ต้องมีไว้ หรือใบกำกับภาษี ที่ใช้ครั้งเดียวตอนยื่นภาษี แล้วเก็บได้เลยเป็นต้น
- เก็บตลอดไป เอกสารสำคัญ เช่น ทะเบียนบ้านโฉนด ประวัติการพบแพทย์ การรักษา ทะเบียนสมรส
ใบแจ้งเกิด - เก็บไว้ระยะหนึ่ง ใบรับประกันสินค้า คู่มือการใช้งานต่างๆ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จ หลักฐานการจองต่าง ๆ
- กลุ่มที่ต้องจัดการ บิลค่าน้ำ ค่าไฟ ผ่อนรถ ผ่อนบ้าน ใบนัดต่าง ๆ
- หมวดเบ็ดเตล็ด Voucher ใบเสร็จ คูปอง การ์ดเชิญ ควรวางอยู่ในจุดที่พร้อมหยิบใช้ได้ตลอดเวลา
ทิ้งหรือทำลาย
เมื่อคัดแยกเอกสารตาม 4 กลุ่มหลักแล้ว เราจะเห็นว่ามีเอกสารกลุ่มที่ทิ้งได้เลยอยู่มากกว่าที่คิด แต่ก่อนที่จะโยนทิ้งไปเฉย ๆ นั้น ต้องตรวจสอบด้วยว่า เอกสารที่จะทิ้งนั้น มีข้อมูลสำคัญที่ไม่ควรให้ผู้อื่นได้ไปหรือไม่ ยอมเสียเวลาในการทำลายข้อมูลเหล่านี้สักนิด จะได้ไม่ต้องกังวลในอนาคต
• ทิ้งหรือรีไซเคิล กลุ่มที่ไม่ใช้แล้ว และไม่มีข้อมูลสำคัญตัวบุคคล เช่นเอกสารโฆษณา หนังสือพิมพ์ นิตยสาร การ์ด ใบเสร็จ สมุดโน้ต สามารถนำไปรีไซเคิล หรือส่งเป็นขยะเชื้อเพลิงได้
• ทำลายเอกสารที่มีข้อมูลบุคคล เช่น เลขบัตรประชาชน เลขเครดิตการ์ด เอกสารแจ้งข้อมูลเครติดต่าง ๆ ที่อยู่ วันเกิด เบอร์โทรศัพท์ สำเนาเอกสารสำคัญต่าง ๆ ควรทำลายก่อนทิ้ง
จัดเก็บเพื่อการใช้งานในอนาคต
อย่าเก็บเอกสารทุกอย่างไว้ในแฟ้มเดียว หรือโยนเอกสารทุกประเภทรวมไว้ในลิ้นชักเดียวกัน เพราะจะทำให้การค้นหาเอกสารเป็นไปอย่างยากลำบาก ต้องจำไว้เสมอว่า การเก็บต้องเก็บเพื่อการใช้งาน ไม่ใช่การเก็บเพื่อรวมๆ กันไว้ให้พ้นตา
มาดูไอเดียการเก็บแบบต่าง ๆ
• แบ่งพื้นที่ให้การเก็บเอกสารอย่างจริงจัง เช่น เก็บในตู้ที่ปิดมิดชิดเรียบร้อย และปลอดภัย ไม่อับชื้น น้ำท่วมไม่ถึง ไม่ใช่ในจุดที่ใครก็สามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลา เก็บในลิ้นชักที่เก็บเอกสารโดยเฉพาะเท่านั้น ไม่รวมกับข้าวของอื่นๆ
• เก็บใส่แฟ้มแยกตามหมวดหมู่ เช่น เอกสารเกี่ยวกับครอบครัวประวัติสุขภาพ ประกันรถ/บ้าน ธนาคาร อื่น ๆ และสามารถแยกเก็บตามแต่ละสมาชิกในบ้านได้เช่นกัน
• แยกเก็บรายปี เมื่่อจบปีจะได้จัดการได้ทันที เช่น ใบกำกับภาษี สลิปเงินเดือน ใบรับประกันสินค้า สถานะเครดิตต่าง ๆ
• เก็บในรูปแบบดิจิทัล เป็นอีกวิธีหนึ่งในยุคนี้ที่สะดวก และทันสมัยช่วยลดพื้นที่ในการเก็บลงได้มาก เหมาะสำหรับเอกสารที่ไม่สำคัญมาก หรือหมดอายุไปแล้ว ที่อาจถ่ายรูปเก็บไว้ก่อนทิ้งได้
จัดการทันทีตั้งแต่ได้รับมา
เมื่อจัดการเคลียร์เอกสารทุกอย่างในบ้านได้แล้ว ครั้งต่อไปเมื่อได้รับเอกสารเข้ามาในบ้าน ให้ตัดสินใจตั้งแต่แรกว่าจะเก็บ จะรอจ่าย หรือจะทิ้ง ลดขั้นตอนที่ต้องจัดการซ้ำไปซ้ำมา หรือเผลอวางทิ้งไว้จนเอกสารหายไป ใช้เวลาไม่นาน ทำได้ทุกวัน เมื่อกลับบ้านหรือสัปดาห์ละครั้งก็ยังดี เพียงเท่านี้ก็หมดปัญหา เวลาต้องการใช้เอกสารแล้วหาไม่เจอกันสักที
เรื่อง jOhe
ภาพประกอบ pstaryu